Planificación Financiera para Pequeñas Empresas

Es sabido que la gran mayoría de pequeñas empresas no realiza una proyección de sus estados financieros.

¿Cuáles son las causas de esta falencia? Tal vez la principal sea que realizar estas proyecciones no es una obligación legal, como sí lo es llevar la contabilidad. Una segunda es la carencia de recursos, que se dedican a otras actividades supuestamente más importantes.

¿Qué se arriesga? Mucho, bien lo saben tantas empresas que han quebrado por problemas de liquidez o han pasado por serias dificultades.

Así, la principal utilidad de realizar esta planificación es anticipar los problemas de liquidez, para tomar hoy medidas oportunas - y a menor costo - que eviten un problema mayor en el futuro.
¿Cuánto debería estar dispuesta a pagar una empresa por tener proyecciones financieras actualizadas mes a mes? En realidad no lo sé, pero lo que sí sé es que el costo mensual de MultiPlanEx Pro es menor a US$ 50 al mes.

 Para hacer aun más factible la adopción de MultiPlanEx hemos incorporado en su última versión (1.69) un caso tipo para pequeña empresa, que incluye la generación mensual del estado de resultados, balance y cambio en posición financiera - que explica la variación de la caja - para los próximos 24 meses.

Los datos de entrada corresponden a los 12 meses anteriores de:

     - Resultados mensuales

     - Balances mensuales

los que vienen en hojas Nº1 y Nº2 de una planilla. Además, en hoja Nº3 vienen los siguientes datos:

     - Pagos comprometidos en los próximos 24 meses por deudas de largo plazo

     - Intereses devengados correspondientes a lo anterior

     - Depreciación mensual de activos para los próximos 24 meses

Así, si una pequeña empresa pone sus propios datos en esta planilla y si en la sección ANALISIS de MultiPlanEx se parametrizan las estimaciones de ventas y costos futuros y se definen los parámetros de operación (porcentaje de compra a crédito, plazo promedio de compra a crédito, porcentaje de venta a crédito, etc.), se obtendrían sin más los estados financieros antes señalados.

Como MultiPlanex no es un template - en otras palabras, no es una matriz rígida - en caso necesario es posible definir nuevas variables independientes o dependientes y calcular estas últimas mediante instrucciones simples, como:

         Venta Línea2  = Volumen Línea2 * Precio Línea2 

Mediante el siguiente enlace se puede obtener la versión FREE de MultiPlanEx y ver cuán fácil es, además, realizar análisis de sensibilidad y de riesgo (Montecarlo):

          http://www.borasystems.com/homeespanol/descargampx.html

Tan importante como realizar una primera proyección de los estados financieros, para poder predecir el devenir de la empresa, es actualizar periódicamente las proyecciones (generalmente, enforma mensual). MultiPlanEx puede ahora en forma automática leer los datos históricos con un período adicional, facilitando así este proceso. Es decir, basta con agregar una columna más en la planilla antes mencionada, en las hojas 1 a 3, y aumentar en uno el período inicial, en el programa, para que mediante esta herramienta se proyecten, de manera inmediata, los estados financieros correspondientes.        

Otra mejora que hemos introducido se refiere a la denominación de los períodos. Anteriormente los períodos se identificaban por su tipo y número, por ejemplo Mes 1, Mes 2, etc. Ahora, si el tipo es MES, hay múltiples opciones para nombrarlos. Una de ellas es con el nombre del mes y año, por ejemplo:

         Ene 2012, Feb 2012, Mar 2012, etc..

Otra forma es mostrar sólo dos dígitos del año y poner un separador, por ejemplo:

        Ene-12, Feb-12, Mar-12, etc.

Por último, quiero mencionar que hemos completado un resideño de nuestro sitio web, para facilitar su navegación y uso. Los principales cambios han sido:

    - La página HOME resume los tres productos de BoraSystems

    - Páginas en inglés y en español se han separado completamente

    - Se agregó mapa del sitio, con enlaces activos.

    - Se han agregado las principales pantallas de cada producto:
                     
                      EasyPlanEx - Evaluación de Proyectos
                      MultiPlanex - Planificación Financiera
                      OlapIA - Análisis deDatos

    - Se han agregado botones para bajar:

                    a) Documentos
                    b) Fact sheets de productos
                    c) Videos explicativo
                    d) Versión Free del software (shareware)

Estamos contentos con los resultados obtenidos y esperamos tener luego más novedades sobre nuestros productos.        

OlapIA - Software de Inteligencia de Negocios

Hoy quiero comentar lo que hemos hecho en BoraSystems este año.

Con respecto a EasyPlanEx (software de evaluación de proyectos) y MultiPlanEx (software para planificación financiera), en ambos productos hemos introducido los siguientes cambios principales:

a) Hemos mejorado la generación automática de la documentación de un proyecto, tanto en su forma de archivo de texto como en su forma de planilla. Con esto, tanto los usuarios como terceros podrán revisar en forma rápida y completa ya sea un proyecto de inversión o un plan financiero. Además, podrán verificar fácilmente si la formulación del modelo y los supuestos considerados son correctos.

b) Hemos incluido en cada software un curso tutorial en video, para hacer más fácil su aprendizaje y para que los usuarios puedan obtener el máximo provecho de las funcionalidades de cada herramienta.

Habíamos tenido como un objetivo para 2011 introducir la posibilidad de generar automáticamente un modelo en Excel equivalente al modelo desarrollado mediante EasyPlanEx o MuliPlanEx. Si bien hemos avanzado en ello, lo que nos permitirá tener dicha funcionalidad operativa en 2012, preferimos concentrar nuestros recursos en el desarrollo de OlapIA, una herramienta de inteligencia de negocios en la que hemos estado trabajando desde 2007.

La idea fundamental que nos ha llevado a desarrollar este nuevo producto es que hoy en día existen muchas herramientas para análisis de datos, las cuales por una parte tienen un costo significativo pero, por otra, y más importante, requieren de muchos conocimientos previos para poder usarlas, dada su complejidad.

En contraposición, hemos desarrollado una herramienta lo más simple posible, pero que tenga todas las funcionalidades básicas necesarias, y que pueda comercializarse con un precio que sea una fracción de el de los competidores.

Afortunadamente, y con mucha satisfacción tras tantos años de trabajo, creo que hemos logrado nuestro objetivo. Desde el lunes que viene estará disponible en nuestro sitio web http://www.borasystems.com/ la versión HOME de OlapIA, sin costo.

La herramienta incluye un curso para auto-aprendizaje que muestra paso a paso como aplicar OlapIA al caso de una empresa de cobranzas, para poder conocer cuál es la rentabilidad de cada uno de sus clientes.

Así, un usuario podrá ver la potencialidad que tiene el análisis multidimensional de datos para resolver problemas análogos en otros tipos de empresas, como por ejemplo poder conocer la rentabilidad de cada producto, la rentabilidad de cada oficina de una empresa, etc., información que es clave para poder tomar mejores decisiones.

Desarrollo presente y futuro de EasyPlanEx

Hoy quiero comentar las mejoras que hemos estado realizando recientemente a EasyPlanEx, el software de evaluación de proyectos que hemos desarrollado en BoraSystems, las que también benefician a su producto hermano, MultiPlanEx, orientado a la planificación financiera.

Primero me referiré a sus funcionalidades y después a cómo se licencia.

Para quienes no conocen EasyPlanEx, creo conveniente hacer un breve resumen de sus características. Se trata de una solución integral para evaluar y optimizar proyectos de inversión, que permite:

- Modelar en lenguaje común, con ecuaciones del tipo Venta = Poducto * Precio

Así, se evita tener una "caja negra" que sólo la entiende el autor, y se evita que las instancias superiores en una organización tengan que hacer "actos de fe" acerca de lo hecho por subalternos.

- Documentar todos los aspectos del proyecto

- Registrar toda la historia de cambios

- Evaluar no una sino que todas las alternativas de un proyecto (hasta 100.000 combinaciones de valores de las variables de decisión, por ejemplo escala, localización, tecnología, tipo de producto, etc) , encontrando automáticamente la mejor opción.

- Medir el riesgo de un proyecto, utilizando la técnica de Montecarlo.

Lo que hemos agregado recientemente es una mayor integración con Excel, de manera que todos los resultados se pueden obtener como informes (archivos de texto) o como planillas.

Adicionalmente, al exportar un informe como planilla es posible agregar automáticamente, en hojas adicionales, los aspectos claves que documentan el proyecto: valores de constantes, flujos proyectados de las variables independientes variables, tablas de valores y el modelo utilizado para calcular las variables dependientes.

Para el futuro, estamos desarrollando algo bastante revolucionario: la posibilidad que EasyPlanEx genere una planilla con fórmulas en Excel, que replicará el mismo resultado.

De este modo, si un usuario desea compartir el proyecto con personas ajenas a la organización, podrá enviarle una planilla Excel bien estructurada, ordenada, entendible y con resultados realmente confiables. Esperamos concluir este desarrollo en el primer semestre de 2011.

Mientras tanto, si un usuario quiere compartir el proyecto con un tercero, podrá enviarle el archivo del proyecto (.EPX) y lo podrá analizar mediante la versión VIEW de EasyPlanEx, que se puede bajar sin costo desde nuestro sitio web.

Con respecto al licenciamiento del software, hemos cambiado nuestro modelo de negocios. Inicialmente, la versión gratuita FREE era muy limitada y sólo permitía probar el software, sin poder desarrollar un proyecto real. Pues bien, ahora la versión FREE es un producto "shareware" 100% funcional , que solamente está restringido en su capacidad máxima y en su plazo de licencia.

Por otra parte, la versión HOME tambien es "shareware" y está destinada a alumnos y profesores, para ser utilizada en docencia.

Adicionalmente, hemos agregado una versión de entrada, llamada STD, que sirve para más del 90% de los proyectos, pues permite desarrollar modelos con hasta 100 instrucciones (que no incluyen la proyección de las variables independientes, lo que en EsyPlanEx se realiza aparte). Esta licencia tiene un costo mensual inferior a US$8. En comparación, la versión profesional PRO de EasyPlanEx tiene un costo mensual de US$12.40.

Mayores detalles acerca de licenciamiento se pueden ver haciendo clic en Cómo Comprar.

Con estos desarrollos, creemos que estamos aportando nuestro grano de arena para que empresas e instituciones logren crear riqueza adicional en el proceso de evaluación de proyectos de inversión y para que, en definitiva, puedan tomar mejores decisiones.

Errores comunes al evaluar proyectos

Quiero comenzar a comentar los errores que, en mi experiencia, he visto que se cometen comúnmente al evaluar proyectos de inversión. Esta experiencia proviene tanto de proyectos que me ha tocado reevaluar, por diferentes motivos, como por un curso que dicté hace poco en una universidad privada. Éste se trataba de un taller práctico de evaluación de proyectos, para alumnos que ya habían tomado el curso de Evaluación de Proyectos con anterioridad. Hoy me referiré a dos errores, más adelante continuaremos revisando muchos más.

El primero se refiere al uso de la fórmula de Excel para calcular el VNA de un proyecto (valor neto actualizado, comúnmente también llamado VAN - valor actualizado neto). La definición que figura para la función VNA en la ayuda de Excel es la siguiente:

"Cacula el valor neto presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos)."

Desafortunadamente, esta definición es ambigua. Los usuarios en su gran mayoría creen que la fórmula que está detrás es la comúnmente aceptada, en que el primer valor de la serie de valores, usualmente el monto de la inversión, no se descuenta, es decir, que se considera su valor tal cual al incluirlo en el VNA. Si embargo, la fórmula de Excel no es la que figura comúnmente en los textos de estudio. Veamos un ejemplo simple para demostrar lo aseverado. Supongamos que en las celdas B1 a B3 de una planilla se tienen los siguientes datos para un proyecto:

B1: Inversión = -1000
B2: Flujo 1 = 700
B3: Flujo 2 = 800

Si se calcula la función VNA con tasa de descuento 10%, se obtendrá el siguiente resultado:

VNA = $ 270,47

Si embargo, si se suma cada flujo dividido por (1+tasa) elevado a n (para n de 0 a 2) se obtendrá el valor correcto: VNA = $ 297,52

¿Cuál fue la magnitud del error cometido? La diferencia en el valor de VNA es 27,05, que equivale a la tasa de descuento (10%) multiplicada por el VNA inicialmente calculado (270,47).
Así, la magnitud de este error puede ser realmente importante. En una caso que me tocó descubrir, el VNA de un proyecto era del orden de US$ 15.000.000, de modo que este solo error ascendió a US$ 1.500.000.

Quiero mencionar que si se usa nuestro software EasyPlanEx (http://www.borasystems.com/) para evaluar proyectos, este error no se podría cometer, ya que el usuario no debe manipular una función, sino que sólo seleccionarla (Valor Presente) y elegir la variable (p.ej. Flujo de Caja). El software utilizará la fórmula apropiada, para calcular correctamente al valor actualizado del proyecto. La tasa de descuento es un parámetro que el usuario define previamente.
Para mayor seguridad, cuando el software despliega el valor de VAN, indica además, entre paréntesis, la tasa de descuento utilizada.

Un segundo error que he visto es que en un proyecto cuyas inversiones se hacían al final de 2007, y cuyos flujos duraban 10 años, el evaluador consideró flujos para los años 2008 a 2018 pensando, equivocadamente, que estaba tomando 10 períodos. Pero, como todos debiéramos saber, desde el año 2008 al 2018 hay 11 períodos y no 10.

Nuevamente, este error no se podría cometer si se usara EasyPlanEx. Al usar esta herramienta se define el período base o cero (2007) y se especifica el número de períodos (10). Y aunque se cometiera un error de tipeo, ingresando 11 en vez de 10, si el usuario revisara la documentación del proyecto que EasyPlanEx genera automáticamente, vería que el número de períodos sería 11 en vez de 10.

Seguramente el próximo fin de semana seguiré comentando más errores.

Si un amable lector tuviera experiencia con similares o diferentes errores al evaluar proyectos, agradeceré mucho que ponga su comentario en este blog.

CFE adquiere licencias de EasyPlanEx

Debido a los ajetreos propios del fin de año y a las vacaciones que pasamos en la siempre entretenida ciudad de Buenos Aires, no había tenido la oportunidad de compartir una noticia que es muy importante para BoraSystems: CFE (Comisión Federal de Electricidad), una de las tres empresas más grandes de México, nos adquirió licencias de EasyPlanEx para su oficina de Irapuato, en el estado de Guanajuato.

Hace algún tiempo ví un ranking de las principales empresas de Latino América, donde CFE figuraba como la duodécima empresa de la región, con ventas anuales del orden de US$11.000.000.000.

Esta decisión de CFE nos llena de satisfacción. Sin duda, pondremos todo de nuestra parte para que estos nuevos usuarios de EasyPlanEx obtengan el mayor provecho posible de este software, cuyas capacidades de análisis y optimización permiten buscar la mejor formulación posible para un proyecto de inversión.

EasyPlanEx en nuevo libro "PROYECTOS DE INVERSIÓN: Formulación y Evaluación" del profesor Nassir Sapag

No recuerdo la fecha exacta, pero fue en octubre o noviembre de 2005 que el profesor Nassir Sapag, ampliamente conocido en Latino América por sus libros sobre evaluación de proyectos, me pidió que lo ayudara a incorporar una completa explicación del software EasyPlanEx en su nuevo libro "PROYECTOS DE INVERSIÓN: Formulación y Evaluación", a lo que accedimos con mucho gusto. Ahora, tengo la satisfacción de poder decir que la distribución de su libro se iniciará a mediados de octubre de 2006, lo que dará a conocer a EasyPlanEx en la región. Según lo que él me ha informado, el primer evento de lanzamiento del libro (editado por Prentice Hall - Pearson Educación y publicado en México) será en Perú, la semana del 9 de octubre.

El profesor Sapag decidió incorporar EasyPlanEx a su libro pues piensa que es una herramienta que facilita la formulación y evaluación de un proyecto y porque permite encontrar, en forma automática, la mejor formulación posible (que maximice el VAN u otro indicador). Textualmente afirma: "Con esta herramienta, los alumnos podrán comprender la importancia de dedicar tiempo a la preparación de la información del proyecto, ya que al considerar en su formulación un mayor número de opciones aumentará la probabilidad de obtener un mayor retorno. Los alumnos aprenderán a utilizar EasyPlanEx con poco esfuerzo, pues trae incorporado un curso para auto-aprendizaje que en forma simple enseña todo lo necesario para obtener sus beneficios". El comentario completo del prof. Sapag se puede ver en nuestro sitio http://www.borasystems.com/.

Para utilizar EasyPlanEx en una universidad no es necesario que la institución adquiera el software. Todo alumno podrá, sin costo alguno, bajar la versión HOME de EasyPlanEx desde nuestro sitio web a su propio PC o notebook, para realizar las tareas o proyectos encomendados por la universidad.

EasyPlanEx se aprende rápidamente porque:

a) El software trae un curso incorporado para auto-enseñanza (sin costo).
b) El libro del prof. Sapag explica cómo usar EasyPlanEx.
c) El software no tiene un manual tradicional (donde siempre cuesta encontrar lo que uno busca). En cambio, ante cualquier duda referente a un botón, rótulo, opción, etc, basta presionar ALT y CLIC simultáneamente sobre ese objeto, para recibir una respuesta instantánea.
d) Tenemos un foro (http://www.borasystems.com/forum) donde se pueden encontrar respuestas a preguntas ya hechas, o plantear nuevas preguntas, que serán contestadas en menos de 24 horas.

Estoy convencido, más que nunca, que EasyPlanEx es un real aporte al arte de evaluar proyectos de inversión.

Mi Respuesta a un Anónimo

El día de sábado 26 de agosto, a las 7:31 PM, recibí un comentario anónimo a mi posteo “Limitaciones que existen al analizar un proyecto mediante planilla electrónica”.
Pecaré de ingenuo y responderé dicho comentario suponiendo que no ha sido planteado con mala intención (eso lo dejaré al juicio de los lectores de este blog).

En todo caso, no deja de ser curioso que el tema planteado en mi entrada no haya sido abordado en absoluto por el comentarista y que sus aseveraciones no las haya respaldado con ningún argumento.

La primera de sus tres afirmaciones es, textualmente: “Para empezar, es un programa sumamente rígido y creo que está diseñado para evaluar proyectos muy simplificados. No lo recomiendo bajo ninguna circunstancia para evaluar un proyecto con cierto grado de detalle”.

Al parecer el comentarista vio el programa muy por encima. Se debe haber quedado entonces con la falsa impresión que sólo existen 7 formas de proyectar las variables independientes de un proyecto, lo que podría representar una gran rigidez, si es que así fuera. Debemos explicar que EasyPlanEx dispone de siete reglas predefinidas (flujo único, uniforme, repetitivo, incremento constante, crecimiento constante, crédito e inversión) para facilitar la realización de proyecciones. Sin embargo, no es obligación proyectar los valores de una variable mediante una solo de estos flujos, sino que estos se pueden combinar en el tiempo. Por ejemplo, el volumen de venta podría crecer a 10% durante 8 períodos, después 5% durante 5 y finalmente 0% durante otros 5. Por otra parte, si alguien necesitara plantear una o varias fórmulas muy particulares para proyectar los valores de una variable (para diferentes períodos, en forma totalmente análoga a Excel), lo podría hacer mediante una o varias ecuaciones condicionadas en EasyPlanEx. En este sentido, no hay nada que se pueda proyectar mediante Excel que no se pueda hacer mediante nuestro software.

A mayor abundamiento, si EasyPlanEx fuese tan rígido, sería muy difícil, por no decir imposible, desarrollar la evaluación de proyectos grandes y complejos. Sin embargo, nos consta que usuarios de EasyPlanEx han evaluado proyectos de gran envergadura y complejidad, como centrales hidroeléctricas o producción de electricidad mediante generadores eólicos, sin haber experimentado la supuesta rigidez. Al contrario, han quedado muy satisfechos con el resultado. Al respecto, haciendo clic en Comentario de un Usuario se puede ver una de las opiniones que hemos recibido, en la página principal de www.borasystems.com.

La segunda aseveración del anónimo opinante, que no da mayores argumentos, es: “El programa es útil para gente que no sabe como evaluar un proyecto, frente a lo cual, EasyPlanEx es una primera aproximación”.

Francamente, yo no recomendaría que una persona que no sepa evaluar proyectos haga uso de EasyPlanEx, pues estimo que no hay nada más peligroso que una persona haga algo, sin saber bien qué está haciendo. Con respecto a la gente que sí tiene conocimientos acerca de cómo evaluar proyectos, me quedo con la opinión del profesor Nassir Sapag, un experto ampliamente reconocido en la materia que ha escrito múltiples libros sobre el tema: “No es exagerado afirmar que este software (EasyPlanEx) supera claramente a todas las herramientas conocidas”.

La tercera afirmación anónima es “Usar este software a nivel profesional creo que no tiene sentido ni utilidad”. A la luz de los argumentos que ya hemos dado, no es necesario que digamos nada más.

Limitaciones que existen al analizar un proyecto de inversión mediante planilla electrónica

Para finalizar la exposición de las razones que nos llevaron a desarrollar EasyPlanEx para evaluar proyectos de inversión, nos referiremos ahora al problema de las limitaciones que existen cuando se analiza un proyecto mediante un software de planilla. Estas son básicamente dos:

- El análisis de sensibilidad es pobre y puede llevar a malas decisiones

- No es posible realizar análisis de riesgo (excepto si se adquiere un add-in)

Ahora vamos a comentar la primera de estas limitaciones.

Sabido es que el resultado de un proyecto puede ser afectado por múltiples variables exógenas, cuyo comportamiento no se puede predecir en forma exacta. Podemos mencionar, entre otras: demanda del producto o servicio, precio de los insumos, costo de la mano de obra, tipo de cambio, etc.

El análisis de sensibilidad que comúnmente se hace, cuando se evalúa un proyecto mediante un software de planilla, consiste en ver el efecto sobre el VAN del proyecto (o de otra función objetivo) de la variación en los valores de una de las variables, dejando todas las demás variables constantes (“ceteris paribus”). De este modo, en forma sucesiva, se va haciendo el análisis de todas las variable relevantes.

Si bien el análisis expuesto está bien que se haga, es, por definición, limitado, ya que supone asumir ciertos valores para las variables cuyos valores se mantienen constantes, en forma arbitraria. Y nada garantiza, por muy probables que parezcan ser dichos supuestos, que ellos vayan a cumplirse en el futuro valores. Es posible que se obtengan buenos resultados en el análisis, que pueden llevar a la decisión de implementar el proyecto, pero si después la realidad fuese diferente a la supuesta, el resultado real del proyecto podría diferir en gran medida del que se había proyectado.

Ahora bien, no es necesario que los valores reales sean muy diferentes a los supuestos para llevar a un mal resultado, pues lo que puede llevar a él es una combinación de factores que se potencien mutuamente. Por ejemplo, variaciones no muy importantes, pero simultáneas, en el precio de venta del producto, tipo de cambio y costo de producción, pueden convertir rápidamente en pérdida la utilidad esperada en un período.

Entonces, ¿ cuáles son las capacidades de análisis que introdujimos en EasyPlanEx para resolver el problema planteado ?

En primer lugar, desarrollamos una interfaz de análisis multidimensional, que permite, en forma instantánea, ver el efecto sobre la función objetivo de cualquier combinación de valores de las variables (desplegando todos los informes que se quieran ver). El software permite evaluar hasta 100.000 alternativas.

En segundo lugar, EasyPlanEx permite, con un solo clic, obtener un gráfico de la función objetivo versus cualquiera de las variables analizadas. Este gráfico es dinámico, es decir, se actualiza automáticamente si se selecciona cualquier otro valor para una o varias de las demás variables.

Tercero, con un solo clic es posible obtener una lista de las alternativas que generen los mejores (o peores) resultados. Es posible, así, ver qué combinaciones de valores de variables podrían generar un mismo resultado o rango de resultados. En otras palabras, es posible hacer una búsqueda de objetivo, pero basada en múltiples variables.

Y, cuarto, es posible, al hacer lo anterior, fijar el valor de una o algunas de las variables y obtener la lista de mejores (o peores) resultados, sujeta a dichos supuestos.

Debemos enfatizar que cuando decimos “resultado” no estamos hablando sólo del valor obtenido para la función objetivo, sino que de la posibilidad de desplegar un informe (o los que se deseen) que muestre el detalle del flujo de caja que está generando el resultado.

Por lo tanto, al utilizar EasyPlanEx en un proceso de evaluación, las posibilidades que el futuro pueda deparar al proyecto quedarán mejor consideradas, permitiendo tomar hoy mejores decisiones.

En un próximo comentario nos referiremos a cómo EasyPlanEx permite realizar análisis de riesgo, considerando que, en realidad, las variables no controlables tienen un comportamiento aleatorio, y que la mejor manera de caracterizarlas es mediante funciones de distribución de probabilidades.

La necesidad de trabajar en equipo

Cuando decidimos desarrollar EasyPlanEx quisimos resolver también la necesidad de apoyar el trabajo en equipo. Cuando se formula y evalúa un proyecto, suelen ser varias las personas involucradas en plantear el proyecto, desarrollar el flujo de caja, y revisar y aprobar los resultados. Esto generalmente no es un proceso lineal, sino uno en que hay retroalimentación, en que se reciben, por una parte, las indicaciones de instancias superiores y, por otra, el aporte de antecedentes adicionales o de datos más precisos.

El problema es que, salvo para el autor de la planilla, no es fácil que otras personas entiendan en forma cabal las ecuaciones del modelo, que son bastante crípticas, ya que hacen referencia a variables que se identifican en forma codificada (A4, B8, etc.). Por otra parte, el software de planilla no obliga a documentar las definiciones de las variables ni los supuestos utilizados para realizar las proyecciones ni las ecuaciones utilizadas para calcular las variables dependientes. Y cuando esto se hace, el formato depende de la imaginación del usuario (si esta documentación se incorpora en la misma planilla). Peor es el caso cuando la documentación se ingresa en un documento aparte (.doc. , por ejemplo), ya que, aparte del problema de formato, nada asegurará que lo ingresado en dicha documentación se mantenga consistente (en el tiempo) con los datos utilizados en la planilla.

Por lo expuesto, en la práctica la revisión que realizan las instancias superiores (jefe de departamento, subgerente, gerente de área, etc.) son, obligadamente, bastante superficiales, pues nadie tiene el tiempo para “meterse a fondo”. Entonces, lo que ocurre es que se hace “acto de fe” en el modelo desarrollado, lo que puede tener funestas consecuencias.

Por eso, cuando pensé en desarrollar EasyPlanEx, un objetivo importante fue lograr que el software permitiera integrar con el modelo toda la documentación cualitativa del proyecto que se esté evaluando. Si se lograba lo anterior, entonces el siguiente paso era casi natural: poder generar en forma automática un informe que contuviera toda la documentación del proyecto, de modo que cualquier persona, incluso una que no conociera el software, pudiera revisar la formulación del proyecto, los supuestos utilizados, el modelo planteado y los resultados obtenidos. Con esto, pensamos que habría un eficaz apoyo para el trabajo en equipo.

Todavía nos queda otra motivación importante: disponer de una mayor capacidad de análisis, la que comentaremos próximamente.

El problema de la confiabilidad de un modelo desarrollado mediante una planilla electrónica

Otra motivación importante que tuve para desarrollar EasyPlanEx fue darme cuenta que no es fácil asegurar que esté correcto un modelo que uno ha desarrollado mediante una planilla electrónica. Este es un problema no menor, debido a que cuando uno entrega un resultado, el prestigio profesional o el futuro laboral puede estar en juego.

Cuando uno desarrolla la evaluación de un proyecto, para tener seguridad acerca del resultado obtenido (típicamente, el VAN del proyecto) no es suficiente con disponer de información completa y correcta acerca de los datos y supuestos utilizados, con plantear bien las fórmulas para proyectar los valores de las variables independientes (por ejemplo, volumen de venta proyectado, precio proyectado) y con calcular apropiadamente los valores de las variables dependientes (por ejemplo, utilidad neta, flujo de caja). Se requiere algo más: que en cada celda de la planilla la fórmula ingresada sea la correcta.

¿Cómo podemos asegurar que la fórmula en cada celda esté bien? Solamente mediante una revisión acuciosa, la que puede consumir mucho tiempo. Al respecto, les puedo comentar una experiencia personal. Hace algo más de 20 años, a comienzos de los 80, una empresa consultora me solicitó que les ayudara a evaluar un proyecto consistente en la instalación de una planta de celulosa que, si mal no recuerdo, significaba una inversión del orden de 50 millones de dólares, para lo cual me proporcionaron todos los antecedentes necesarios. El software de planilla que utilicé en esa época era VisiCalc. Pues bien, hecha la evaluación resultó una rentabilidad muy baja, del orden de 3%. Yo pensé que debía haber un error en alguna celda de la planilla, y gasté muchísimas horas en revisarlas una a una (eran del orden de 1.000), para tener certeza con respecto al resultado. Finalmente, llegué a la conclusión que, con los antecedentes recibidos, el resultado estaba correcto. Me armé entonces de valor y fui a hablar con el socio de la consultora que me había contratado, para exponerle el resultado. Grande fue mi alivio cuando me expresó que él pensaba a priori que la rentabilidad iba a ser baja, y me dió varias razones para ello. Recuerdo entonces que se reformularon algunos aspectos del proyecto, el que finalmente arrojó un resultado aceptable. Ignoro, eso sí, si la planta fue finalmente construída o no.

Esta experiencia me dejó con una inquietud, que permanece hasta el día de hoy: la dificultad que siempre hay, cuando se usa una planilla, para estar seguro del resultado, pues hay muchas posibilidades para "echarla a perder": confusión al ingresar una fórmula, haciendo una referencia a una fila y/o columna que no correspondía, o equivocación al mover, copiar, insertar o eliminar líneas completas o celdas, por nombrar algunas.

Un error no detectado en una planilla puede tener consecuencias muy negativas para el inversionista. Es posible que un buen proyecto no se lleve a cabo, pues el resultado estaba subestimado. También es posible que se lleve a cabo un proyecto poco rentable, al sobreestimar su resultado. En ambos casos, las pérdidas pueden llegar a ser muy significativas. Pero ello rara vez se llega a saber, pues no es frecuente ver que se realicen auditorías a los proyectos. Entonces, los casos que se descubren son sólo por razones fortuitas. Quiero contarles una experiencia: un amigo mío que trabaja en un banco en Chile me contó, a comienzos de 2005, que una importante empresa (que no me mencionó) había solicitado un crédito para financiar un proyecto de unos 300 milones de dólares. Pues bien, por una casualidad, se descubrió un error en la planilla que ascendía a nada menos que 20 millones de dólares. Debemos suponer que esta evaluación había sido un trabajo bien hecho, por un equipo profesional de buen nivel. Si un error de este monto escapa a las revisiones del propio equipo y de las instancias superiores, ello sólo se debe a la dificultad que existe para revisar un gran número de celdas (cientos o miles), cada una de las cuales debe ser interpretada para poder determinar si está correcta o no.

Por lo expuesto, cuando pensamos en desarrollar EasyPlanEx nos propusimos que una característica fundamental de este software debía ser el poder escribir las ecuaciones en un lenguaje entendible. Entonces, en vez de usar, por ejemplo, una fórmula del tipo C4*C8 en la línea VENTA de una planilla, en EasyPlanEx se plantea la ecuación VENTA = VOLUMEN * PRECIO. Al ver por primera vez la fórmula C4*C8, no se entiende qué es lo que se está calculando y para averiguarlo hay que ver qué conceptos hay en la línea 4 y en la línea 8. En cambio, la ecuación escrita en EasyPlanEx se explica por sí sola.

¿Cuáles fueron las motivaciones para desarrollar EasyPlanEx?

Un amigo mío, al ver la primera entrada a mi blog, me comentó que era interesante saber cuál es la problemática que me llevó a desarrollar EasyPlanEx, pero que también era interesante (tanto o más) conocer mi motivación. En esencia, ¿ porqué decidí invertir casi 7 años de mi vida en desarrollar este software, qué fue lo que me llevó a ello?

De modo que antes de continuar explicando las razones más bien técnicas para desarrollar este software, referidas a sus ventajas y beneficios frente al uso de una software de planilla para evaluar proyectos de inversión, quisiera comentar mis motivos.

Como muchas veces ocurre en la vida, no es sólo una causa sino que varias las que me llevaron a este proyecto.

Primero habría que decir que siempre me han gustado las matemáticas y, al estudiar ingeniería civil industrial en la Universidad de Chile (dicho sea de paso, la mejor de Chile en este campo), me entusiasmé con la posibilidad de optimizar sistemas reales (por ejemplo, cómo optimizar el manejo de inventarios, como optimizar un plan de producción, etc.) mediante el desarrollo de modelos que representan la realidad. Entonces se optimiza el modelo y las conclusiones se aplican a la realidad. Si el modelo representa bien la realidad, y si los supuestos empleados no sufren variaciones, entonces debiera alcanzarse en la realidad los mismo resultados anticipados nediante la optimización del modelo. ¿ Cuál es la gracia de esto? Que en vez de experimentar en la realidad cuál podría ser la mejor solución para un problema (lo que podría ser muy costo, y además demoroso), los experimentos se hacen usando el modelo. Entonces, si al experimentar se toma una mala decisión, el único efecto es un resultado numérico adverso en un papel, pero no, por ejemplo, un exceso de inventario en al empresa real, con un alto costo por concepto de capital inmovilizado y otros gastos y pérdidas debido al manejo del inventario físico.

En segundo lugar, al estudiar en la universidad de Minnesota para lograr el grado de Master of Business Administration, a comienzos de los 80, uno de los cursos trataba el tema de la evaluación de proyectos de inversión. El libro de referencia que usamos aún lo tengo en mi pequeña biblioteca y por eso tengo su título a mano: Principles of Engineering Economy (Grant, Ireson & Leavenworth). Me encantó el curso (tal vez porque el profesor era excelente) y decidí hacer, como proyecto requerido para el MBA, el desarrollo de un prototipo de software que pudiera evaluar un proyecto y hacer hacer análisis de riesgo, utilizando el método de Monte Carlo. Era el año 1981 y en un par de meses desarrollé el software (y funcionó) en un Apple II con 48 kilobytes de RAM.

Pero esto sólo fue el comienzo. Hubo otros factores que me empujaron a seguir en este proyecto, sobre los que escribiré muy luego.

La problemática de evaluación de proyectos

Esta tranquila tarde de domingo es una buena ocasión para iniciar este espacio de conversación con personas que tengan interés en el ámbito de la evaluación de proyectos de inversión.

Quiero reflexionar sobre los motivos que nos llevaron a desarrollar EasyPlanEx. Son varias e importantes las razones, que enumeraremos brevemente. Hoy comentaremos en forma más extensa la primera y en fechas próximas iremos abordando el resto.
En forma resumida, los principales problemas que vemos hoy en día cuando se usa un software de planilla electrónica para evaluar un proyecto son los siguientes:

- No se analizan todas las opciones posibles para formular un proyecto.
- No se mide el riesgo del proyecto, considerando la incertidumbre en relación con las variables que no se controlan.
- Es difícil asegurar que todas las ecuaciones (fórmulas) y condiciones ingresadas en todas las celdas de la planilla estén correctas.
- No es posible reutilizar un modelo desarrollado con anterioridad. En general, se "reinventa la rueda".
- No es posible asegurar que la documentación que se entregue esté completa y sea consistente con el modelo desarrollado y con los supuestos y datos empleados
- Es dificil poder auditar el origen de cualquier cambio realizado en la planilla.
- No es fácil trabajar en equipo.

Veamos hoy el primer punto. En un proyectos de inversión siempre existen múltiples opciones para las diferentes variables de decisión. Por ejemplo, al evaluar la construcción de una torre de departamentos algunas de estas variables podrían ser la localización del edificio, la calidad de las terminaciones y el número de pisos, para nombrar sólo algunas de las más relevantes. Si hubiese 4 opciones para cada una de las dos primeras y 10 para la tercera (construir de 16 a 25 pisos), entonces en este caso, por cierto muy simplificado, habría 160 alternativas para el proyecto. Lo apropiado sería evaluarlas todas y determinar cuál es la que arroja el mayor valor actualizado neto (VAN).

Evaluar todas las alternativas parece muy obvio, pero hoy no se hace y como consecuencia las empresas dejan de ganar mucho. Al menos se podrían evaluar algunas alternativas en vez de una sola, pero muchas veces ni ésto se hace. Recuerdo el caso de una muy importante empresa chilena, donde el encargado de estudios me comentó, cuando le hice este mismo comentario, que "ojala fueran dos" las alternativas que ellos pudieran evaluar.

¿ Qué puede explicar que en las empresas algo que parecería tan obvio no se haga ? Voy a aventurar algunas explicaciones.

En primer lugar, es claro que la herramienta comúnmente utilizada no facilita la tarea. Creo que solamente una persona muy experta en el software de planilla podría desarrollar un modelo que permitiera evaluar todas las combinaciones posibles de las variables de decisión.

En segundo lugar, muchas veces el proyecto es definido en sus variables claves (localización, capacidad, tecnología, productos, etc) por una persona experta, pero la evaluación la hace otra persona o departamento. Entonces, los evaluadores sólo evalúan (valga la redundancia) el proyecto ya definido, y no tienen participación en el proceso de formulación. Esta separación de roles termina siendo fatal para la posibilidad de identificar una formulación del proyecto que sea óptima, para un conjunto dado de supuestos.

Una tercera razón es que los libros sobre la materia, que se utilizan en la docencia respectiva, en general no se plantea una solución efectiva para la problemática descrita. Cuando abordan el tema de la optimización de un proyecto, explican cómo determinar el óptimo para una variable, suponiendo que todo el resto no cambia ("ceteris paribus", como dicen los economistas). Esto podría estar muy bien en una sala de clases, para explicar un concepto. Pero en la realidad, todas las variables de un proyecto pueden tomar diferentes valores. Entonces, si se quiere optimizar un proyecto necesariamente hay que considerar todas sus variables de decisión en forma simultánea, y no considerar solamente una de ellas. Por otra parte, bien es sabido que considerar todas las variables, pero una a una (en forma escalonada), no llevará necesariamente a la mejor solución.

Nustro software EasyPlanEx resuelve esto, para lo cual tiene un algoritmo que evalúa automáticamente hasta 100.000 combinaciones y entrega como resultado las mejores formulaciones posibles. Las empresas se beneficiarán, entonces, con un significativo mayor valor para sus proyectos, que dependiendo de su tamaño, podría llegar a ser de decenas o centenas de millones de dólares.

La próxima semana seguiremos con los otros puntos que sólo enunciamos en esta oportunidad.